Kako se bolje organizovati: sistem koji se ne raspada

Svaki sistem organizacije se prije ili kasnije raspadne. Pitanje je samo koliko brzo i koliko je teško vratiti se u njega — a to gotovo u potpunosti ovisi o tome koliko je jednostavan. Složeni sistemi ne padaju zato što su loši nego zato što traže energiju koju u lošoj sedmici nemate.

1. Jedno mjesto za sve

Obaveze zapisane na tri mjesta znače da nijedno nije pouzdano, pa ih zapravo držite u glavi — a glava je najgore mjesto za listu, jer vas budi u tri ujutro. Jedna lista, bilo na papiru ili u telefonu, radi bolje od najbolje aplikacije korištene napola.

Kalendar i lista su dvije različite stvari i ne treba ih miješati. U kalendar ide sve što ima tačno vrijeme; na listu sve što treba uraditi, ali nije vezano za trenutak.

2. Pravilo dvije minute

Ako nešto traje kraće od dvije minute, uradite odmah. Zapisivanje, kasnije traženje i ponovno odlučivanje o toj sitnici traju duže od samog posla. Ovo pravilo samo po sebi ukloni polovinu stavki koje bi inače stajale na listi sedmicama.

3. Tri stvari dnevno

Lista od dvadeset stavki demotiviše i uvijek ostane nedovršena, pa se dan završi s osjećajem neuspjeha bez obzira na to koliko je urađeno. Tri odabrane stvari koje se moraju desiti danas daju jasan kraj radnog dana — a sve ostalo je bonus.

Te tri stvari se biraju večer prije, ne ujutro. Ujutro je odluka teža, jer se troši ista energija koja je potrebna za rad.

Obaveze zapisane na tri mjesta znače da nijedno nije pouzdano.

4. Grupišite slične poslove

Prebacivanje između različitih vrsta zadataka troši pažnju — svaki prelaz zahtijeva ponovno „ulaženje“. Svi telefonski razgovori zajedno, svi mailovi u dva bloka dnevno, sve administrativno u jedno popodne sedmično. Dan djeluje mirnije, a stigne se više.

5. Zaštitite jedan blok dnevno

Devedeset minuta bez sastanaka i bez obavještenja daju više od cijelog isprekidanog dana. Ako je moguće, taj blok stavite u kalendar kao sastanak sa samim sobom, jer je prazan termin u kalendaru poziv drugima da ga zauzmu.

6. Pregled jednom sedmično

Petnaest minuta petkom: šta je gotovo, šta se prenosi, šta više nije važno. Ovo je jedini korak koji sistem održava živim. Bez njega svaka lista za mjesec dana postane groblje zadataka koje niko ne gleda, i onda se traži nova aplikacija.

7. Kad se raspadne

A raspast će se — nakon bolesti, putovanja ili naprosto naporne sedmice. Ne počinjite ispočetka s novim alatom i novim sistemom. Samo se vratite na listu i napišite tri stvari za danas. Nova aplikacija je gotovo uvijek način da se odgodi posao.